在word文章中怎么使用邮件合并功能

学籍管理员在打印学籍表的时候，会发现一个问题：如果直接使用学籍网的学籍卡下载，那么生成的信息将是非常冗余的，而且还会有很多不需要用到的数据，最重要的是无法直接打印使用（排版问题）。这个时候，如果使用word中的邮件合并功能，就可以很好的解决这个问题，并且实现学籍表自定义信息！

举例1：对于学籍管理来说，邮件合并就将某个学生的数据（在excel中）插入到word表格的不同位置，形成一个模板，然后批量生成所有学生的这种模板数据，实现批量数据排版。

举例2：工作中，我们可能需要将excel中的几十个单位的名称分别用1张a4纸打印出来，这个时候使用邮件合并，就可以批量生成所有单位的排版好的页面，然后进行打印。

邮件合并打印的具体操作步骤

1. 准备工作：先在 Excel 中整理好数据源，确保表头清晰、无合并单元格等格式错误；再在 Word 中创建主文档，编辑好固定不变的内容。
2. 关联数据源：打开 Word 主文档，切换到 “邮件” 选项卡，点击 “选择收件人”，根据数据源类型选择 “使用现有列表”，选中准备好的 Excel 文件并确定对应的工作表。
3. 插入合并域：将光标定位到需插入个性化信息的位置，点击 “插入合并域”，选择对应字段（如姓名、地址等），依次完成所有合并域的插入。
4. 预览与调整：点击 “预览结果”，可查看每条数据对应的个性化文档，通过上一条、下一条按钮核对信息，发现问题及时修正数据源或主文档。
5. 完成合并：确认无误后，可选择 “完成并合并”，按需导出为新的 Word 文档保存，或直接连接打印机批量打印，也能选择发送为电子邮件。

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结语：在进行大量重复性事情的时候，我们常常会想到使用邮件合并，同时也可以将合并后的word表格导出存档，当需要打印某页数据的时候，使用搜索功能也可以定点打印特定的页面。